หน่วยที่ 10 การสร้างรายงานโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล

10.1 การสร้างและบันทึกรายงาน

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่ คลิก ปุ่ม Microsoft Office  แล้วคลิก ใหม่ ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่ เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์ คลิก สร้าง ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่ คลิก ปุ่ม Microsoft Office  แล้วคลิก เปิด ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล ใช้เทมเพลตตารางเพื่อสร้างตาราง ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณใช้ตัวช่วยสร้างตารางเพื่อสร้างตารางอย่างรวดเร็วจากตารางและเขตข้อมูลตัวอย่าง ใน Office Access 2007 ให้คุณใช้เทมเพลตตารางและเทมเพลตเขตข้อมูลแทน เทมเพลตตารางคือตารางเปล่าที่คุณสามารถเริ่มใช้ตามที่เป็นอยู่หรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการของคุณก็ได้ Office Access 2007 มาพร้อมกับเทมเพลตตารางต่อไปนี้ ซึ่งได้รับการออกแบบมาให้เข้ากันได้กับรายการ Windows SharePoint Services 3.0 ที่มีชื่อเดียวกัน: ที่ติดต่อ    ตารางสำหรับการจัดการข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล URL ของเว็บเพจ และสิ่งที่แนบมา เช่น สัญญาการให้บริการและรูปภาพ งาน    ตารางสำหรับการติดตามงาน ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา ปัญหา    ตารางสำหรับการติดตามปัญหา ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมาและเขตข้อมูล Memo แบบผนวกเท่านั้น ซึ่งจะเก็บประวัติของค่าเขตข้อมูลเก่า เหตุการณ์    ตารางสำหรับการจัดการเหตุการณ์ ซึ่งรวมเขตข้อมูล Memo แบบ Rich Text และเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา สินทรัพย์    ตารางสำหรับการจัดการสินทรัพย์ทางธุรกิจ ซึ่งรวมเขตข้อมูลสกุลเงินสองเขตเพื่อให้คุณสามารถติดตามค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ได้ หลังจากที่คุณสร้างตารางโดยใช้เทมเพลตตาราง คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถเพิ่มลงในตารางใดก็ได้ในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ให้ดูในส่วน เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งจะพบต่อไปในบทความนี้ สร้างตารางใหม่โดยใช้เทมเพลตตาราง คลิก ปุ่ม Microsoft Office  แล้วคลิก เปิด ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตาราง บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ ตารางใหม่จะถูกแทรกโดยยึดตามเทมเพลตตารางที่คุณเลือก บันทึกตาราง หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงรายละเอียดของตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 ตัว รวมทั้งช่องว่างด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์ เคล็ดลับ: คุณควรตัดสินใจเลือกการตั้งชื่อวัตถุในฐานข้อมูลของคุณอย่างมีแบบแผน และใช้ชื่อนั้นอย่างสม่ำเสมอ คลิก ปุ่ม Microsoft Office  แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง 10.2 ตัวช่วยสร้างรายงาน เครื่องมือรายงานแสดงวิธีเร็วที่สุดสำหรับคุณสามารถสร้างรายงาน เนื่องจากนั้นสร้างรายงานในทันทีโดยไม่ต้องพร้อมท์ให้คุณสำหรับข้อมูล รายงานแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถาม เครื่องมือรายงานไม่สามารถสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย สวยงามที่คุณต้องการแก้ไข แต่จะเป็นประโยชน์มากมายค่อนข้างเป็นวิธีการดูข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว แล้วคุณสามารถบันทึกรายงาน และปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อที่จะทำหน้าที่วัตถุประสงค์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการพื้นฐานของรายงาน บนแท็บสร้าง ในกลุ่มรายงาน คลิกรายงาน  Access สร้างรายงาน และแสดงในมุมมองเค้าโครง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดู และพิมพ์รายงานของคุณ ดูส่วนมุมมอง พิมพ์ หรือส่งออกรายงานเป็นข้อความอีเมล หลังจากการดูรายงาน คุณสามารถบันทึก และปิดทั้งรายงาน และตาราง หรือแบบสอบถามที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนแล้ว ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ 10.3 รายงานอัตโนมัติแบบเรียงเป็นแนว คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่งรายงาน (Report) 3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ 4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product 5. คลิกปุ่มตกลง   การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View) คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report) คลิกเลือกตารางที่ต้องการแสดงโดยคลิกที่เครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้เลือกตาราง tbl_product จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง  การบันทึกรายงาน บันทึกรายงาน คลิกที่ไอคอน     ตั้งชื่อรายงาน rpt_product คลิกปุ่ม OK การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard) คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard) คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกที่ละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >> เพื่อเลือกฟิลด์ทั้งหมด คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 6.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 11.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product ตัวอย่าง รายงานสินค้า การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)             เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล                                                                             คลิกที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่ง ป้ายชื่อ (label) กำหนดขนาดและชนิดของเลเบล กำหนดรูปแบบของข้อความที่จะแสดงในเลเบล คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง เลือกรูปแบบการแสดง ตั้งชื่อรายงาน คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish    10.4 รายงานอัตโนมัติแบบตาราง คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่งรายงาน (Report) 3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ 4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product 5. คลิกปุ่มตกลง   การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View) คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report) คลิกเลือกตารางที่ต้องการแสดงโดยคลิกที่เครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้เลือกตาราง tbl_product จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง  การบันทึกรายงาน บันทึกรายงาน คลิกที่ไอคอน     ตั้งชื่อรายงาน rpt_product คลิกปุ่ม OK การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard) คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard) คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกที่ละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >> เพื่อเลือกฟิลด์ทั้งหมด คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 6.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 11.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product ตัวอย่าง รายงานสินค้า การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)             เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล                                                                             คลิกที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่ง ป้ายชื่อ (label) กำหนดขนาดและชนิดของเลเบล กำหนดรูปแบบของข้อความที่จะแสดงในเลเบล คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง เลือกรูปแบบการแสดง ตั้งชื่อรายงาน คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish   ที่มา: https://sites.google.com/site/jirapankantamoon/9-4-kar-pxn-khxmul-kar-pheim-laea-kar-kaekhi-khxmul-ni-tarang