หน่วยที่ 6 การประยุกต์ใช้โปรแกรมคำนวณทางธุรกิจด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

6.1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวโปรแกรม Microsoft Excel

สร้างเวิร์กบุ๊กใหม่ เอกสาร Excel เรียกว่าเวิร์กบุ๊ก แต่ละเวิร์กบุ๊กจะมีเวิร์กชีต ซึ่งโดยปกติจะเรียกว่าสเปรดชีต คุณสามารถเพิ่มเวิร์กชีตลงในเวิร์กบุ๊กได้มากเท่าที่คุณต้องการ หรือคุณสามารถสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่เพื่อเก็บข้อมูลของคุณแยกต่างหากก็ได้ คลิก ไฟล์ > ใหม่ ภายใต้ ใหม่ ให้คลิกที่ เวิร์กบุ๊กเปล่า ใส่ข้อมูลของคุณ คลิกตรงเซลล์ที่ว่าง ตัวอย่างเช่น เซลล์ A1 บนเวิร์กชีตใหม่ เซลล์ถูกอ้างอิงโดยตำแหน่งที่ตั้งของเซลล์ในแถวและคอลัมน์บนเวิร์กชีต ดังนั้นเซลล์ A1 จะอยู่ในแถวแรกของคอลัมน์ A พิมพ์ข้อความหรือตัวเลขลงในเซลล์ กด Enter หรือ Tab เพื่อย้ายไปยังเซลล์ถัดไป เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใส่ข้อมูลด้วยตัวเองลงในเซลล์ของเวิร์กชีต ใช้ ผลรวมอัตโนมัติ เพื่อรวมข้อมูล เมื่อคุณได้ใส่ตัวเลขในเวิร์กชีตของคุณ คุณอาจต้องการบวกตัวเลขเหล่านั้น วิธีที่รวดเร็วในการทำคือใช้ ผลรวมอัตโนมัติ เลือกเซลล์ที่อยู่ทางด้านขวาหรือด้านล่างของตัวเลขที่คุณต้องการรวม คลิก หน้าแรก > ผลรวมอัตโนมัติ หรือกดแป้น Alt+= ผลรวมอัตโนมัติจะบวกตัวเลขต่างๆ และแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ที่คุณเลือกไว้ สร้างสูตรอย่างง่าย การบวกตัวเลขเป็นเพียงหนึ่งในสิ่งที่คุณสามารถทำได้ แต่ Excel ยังสามารถทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์อื่นๆ ได้ด้วย ลองใช้สูตรง่ายๆ บางสูตรเพื่อบวก ลบ คูณหรือหารตัวเลขของคุณ เลือกเซลล์และพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ซึ่งจะบอกให้ Excel ทราบว่าเซลล์นี้จะมีสูตรอยู่ พิมพ์ตัวเลขและตัวดำเนินการการคำนวณรวมกัน เช่น เครื่องหมายบวก (+) สำหรับการบวก เครื่องหมายลบ (-) สำหรับการลบ เครื่องหมายดอกจัน (*) สำหรับการคูณ หรือเครื่องหมายทับ (/) สำหรับการหาร ตัวอย่างเช่น ใส่ =2+4, =4-2, =2*4 หรือ =4/2 กด Enter เพื่อทำการคำนวณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกด Ctrl+Enter หากคุณต้องการให้เคอร์เซอร์อยู่บนเซลล์ที่ใช้งานอยู่ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างสูตรอย่างง่าย นำรูปแบบตัวเลขไปใช้ เมื่อต้องการแยกความแตกต่างระหว่างชนิดตัวเลขที่แตกต่างกัน ให้เพิ่มรูปแบบ เช่น สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ หรือวันที่ เลือกเซลล์ที่คุณมีตัวเลขที่ต้องการจัดรูปแบบ คลิก หน้าแรก > ลูกศรถัดจาก ทั่วไป เลือกรูปแบบตัวเลข ถ้าไม่มีรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใช้ ให้คลิกที่ รูปแบบตัวเลขเพิ่มเติม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบตัวเลข ใส่ข้อมูลของคุณลงในตาราง วิธีที่ง่ายในการใช้ความสามารถซึ่งมีอย่างมากมายของ Excel คือการวางข้อมูลของคุณลงในตาราง ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถกรอง หรือเรียงลำดับข้อมูลของคุณเพื่อนำไปใช้ต่อไป เลือกข้อมูลของคุณโดยคลิกที่เซลล์แรก แล้วลากไปยังเซลล์สุดท้ายในข้อมูลของคุณ ถ้าจะใช้คีย์บอร์ด ให้กด SHIFT ค้างไว้ขณะที่คุณกดแป้นลูกศรเพื่อเลือกข้อมูลของคุณ คลิกที่ปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว  ที่มุมขวาล่างของสิ่งที่เลือก คลิก ตาราง แล้วย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ ปุ่ม ตาราง เพื่อให้คุณสามารถเห็นลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลของคุณได้ ถ้าคุณชอบสิ่งที่คุณเห็น ให้คลิกที่ปุ่มดังกล่าว ขณะนี้คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ กับข้อมูลของคุณ ได้แก่ กรองเพื่อดูเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ หรือเรียงลำดับ เช่น จากค่ามากที่สุดไปหาค่าน้อยที่สุด คลิกที่ลูกศร  ในส่วนหัวคอลัมน์ของตาราง ถ้าจะกรองข้อมูล ให้ยกเลิกการเลือกกล่อง เลือกทั้งหมด เพื่อล้างเครื่องหมายที่เลือกทั้งหมด แล้วกาเครื่องหมายในกล่องของข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในตารางของคุณ ถ้าจะเรียงลำดับข้อมูล ให้คลิก เรียงลำดับจาก ก ถึง ฮ หรือ เรียงลำดับจาก ฮ ถึง ก เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรองข้อมูลในตาราง Excel แสดงผลรวมของตัวเลขของคุณ เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วจะทำให้คุณสามารถหาผลรวมตัวเลขของคุณได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าคุณจะต้องการหาผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือนับจำนวน Excel จะแสดงผลการคำนวณใต้หรือถัดจากตัวเลขของคุณ เลือกเซลล์ที่มีตัวเลขที่คุณต้องการเพิ่มหรือนับจำนวน คลิกที่ปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว  ที่มุมขวาล่างของสิ่งที่เลือก คลิก ผลรวม ย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ปุ่มเพื่อดูผลการคำนวณของข้อมูลของคุณ จากนั้นคลิกที่ปุ่มเพื่อนำผลรวมไปใช้ ทำให้ข้อมูลของคุณมีความหมายมากขึ้น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหรือใช้เส้นแบบประกายไฟสามารถเน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณ หรือแสดงแนวโน้มของข้อมูลได้ ใช้เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วสำหรับการแสดงตัวอย่างแบบสดเพื่อลองดูผลลัพธ์ เลือกข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบให้ละเอียดขึ้น คลิกปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว  ซึ่งปรากฏที่มุมขวาล่างของสิ่งที่คุณเลือก สำรวจตัวเลือกบนแท็บ การจัดรูปแบบ และ เส้นแบบประกายไฟ เพื่อดูว่าข้อมูลของคุณจะแสดงผลอย่างไร ตัวอย่างเช่น เลือกระดับสีในแกลเลอรี การจัดรูปแบบ เพื่อแยกแตกต่างระหว่างอุณหภูมิสูง กลางและต่ำ คลิกตัวเลือกที่คุณชอบ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ หรือวิเคราะห์แนวโน้มในข้อมูลโดยใช้เส้นแบบประกายไฟ แสดงข้อมูลของคุณในแผนภูมิ เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วจะแนะนำแผนภูมิที่เหมาะกับข้อมูลของคุณ และช่วยนำเสนอข้อมูลเป็นภาพด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในแผนภูมิ คลิกปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว  ซึ่งปรากฏที่มุมขวาล่างของสิ่งที่คุณเลือก คลิก แผนภูมิ ให้เลื่อนเมาส์ไปตามแผนภูมิที่แนะนำ เพื่อดูว่าแผนภูมิใดเหมาะที่สุดสำหรับข้อมูลของคุณ แล้วคลิกแผนภูมิที่คุณต้องการ หมายเหตุ: Excel จะแสดงแผนภูมิต่างๆ ในแกลเลอรีนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ได้แนะนำให้สำหรับข้อมูลของคุณ เรียนรู้วิธีอื่นๆ ในการสร้างแผนภูมิ บันทึกงานของคุณ คลิกปุ่ม บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกดแป้น Ctrl+S ถ้าคุณได้บันทึกงานของคุณไว้ก่อนหน้าแล้ว ก็ถือว่าเสร็จเรียบร้อย ถ้านี่เป็นการบันทึกครั้งแรก ให้ดำเนินการในขั้นตอนถัดไปเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์ ภายใต้ บันทึกเป็น เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊ก แล้วเรียกดูไปยังโฟลเดอร์ ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ป้อนชื่อเวิร์กบุ๊กของคุณ คลิก บันทึก เพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ การพิมพ์ คลิก ไฟล์ > พิมพ์ หรือกดแป้น Ctrl+P ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์โดยคลิกลูกศร หน้าถัดไป และ หน้าก่อน หน้าต่างแสดงตัวอย่างจะแสดงตัวอย่างหน้าในรูปแบบขาวดำหรือสี ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ของคุณ ถ้าคุณไม่พอใจตัวอย่างการพิมพ์ที่ได้เห็น คุณสามารถเปลี่ยนระยะขอบกระดาษ หรือเพิ่มตัวแบ่งหน้าได้ คลิก พิมพ์

6.2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel

ส่วนประกอบของ Microsoft Excel  ปกติการเรียกใช้งาน Excel  เปิดแฟ้มคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆแผ่นรวมกัน ซึ่งในไฟล์ของสมุดงานแต่ละไฟล์จะมีแผ่นงานได้สุงสุด 255 แผ่นโดยการแทรกแผ่นงาน การแทรกแผ่นงาน คลิกที่คำสั่ง แทรก(Insert) > แผ่นงาน(Work sheet) หรือคลิกที่ชื่อแผ่นงาน(work sheet) แล้วคลิกขวา > คลิกแทรก โครงสร้างของแผ่นงาน (Work Sheet)  จะมีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โดยมีการแบ่งพื้นที่ทางแนวนอนออเป็นส่วน ๆ เรียกว่า แถว (Row) จะใช้ตัวเลขเป็นตัวระบุตำแหน่งขอแถว เริ่มต้นที่ 1 และสิ้้นสุดที่ 65,536 (ถ้าเป็นExcel 97 จะได้16,384) และแบ่งพื้นที่ทางแนวตั้งออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า สดมภ์Column) จะมีทั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใช้ตัวอักษรภาษาอักฤษเป็นตัวระบุตำแหน่งเริ่มจาก A – IV สดมน์และแถวมาตัดกันเป็นช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell)ซึ่งมีจำนวนเซลล์เท่ากับจำนวนแถวคูณด้วยจำนวนสดมภ์และมีชื่อเรียกตามชื่อคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1หมายถึงอยู่ที่คอลัมน์ Aแถวที่ 1 ส่วนประกอบของ Microsoft Excel  เมื่อเข้าสู่การทำงานของ  Excel แล้วจะปรากฎหน้าต่างการทำงานซึ่งประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังรูป แถบเครื่องมือ 1. แถบชื่อ (Title Bar) คือส่วนที่แสดงชื่อ ของโปรแกรมนั้น ซึ่งคือ Microsoft Excel แสดงชื่อของแฟ้มหรือสมุดงานแทน 2.  แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงานได้แก่  แฟ้ม(File)  แก้ไข(Edit)  มุมมอง(View)  แทรก(Insert)  รูปแบบ(Format)  เครื่องมือ(Tool)  ข้อมูล(Data)  หน้าต่าง(Window)   ตัวช่วย(Help) 3.  แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหับสั่งให้ Microsoft Excel ทำงานในเรื่องต่าง ๆ ได้แก่  3.1  แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar) 3.2  แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formating Tool Bar) 3.3  แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tppl Bar) 4.  แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่าง ๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล 5.  แถบชีตงาน (Sheet Bar)  แสดงชื่อชีทงานที่ใช้งานอยู่ 6.  แถบสถานะ (Status Bar)  เป็นส่วนที่แสดงสถานะการทำงานของ Excel และแป้นพิมพ์ 7.  แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย – ขวา หรือ เลื่อนขึ้น – ลง 8. ตัวชี้เซลล์ (Active Cell) คือเซลลืที่กำลังถูกใช้งานในขณะนั้น  เซลล์ที่เป็นแอกทีพเซลล์จะมีเส้นกรอบแบบสีดำล้อมรอบอยู่ 9.  สมุดงาน (Work Book)คือ ไฟล์ที่สร้างจากExcel ซึ่งประกอบ Work sheet หลายแผ่นมารวมกัน 10.  แผ่นงาน(Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็ฯกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตร

6.3 การกำหนดขอบเขตของข้อมูล

เอกสาร Excel เรียกว่าเวิร์กบุ๊ก แต่ละเวิร์กบุ๊กจะมีเวิร์กชีต ซึ่งโดยปกติจะเรียกว่าสเปรดชีต คุณสามารถเพิ่มเวิร์กชีตลงในเวิร์กบุ๊กได้มากเท่าที่คุณต้องการ หรือคุณสามารถสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่เพื่อเก็บข้อมูลของคุณแยกต่างหากก็ได้ คลิก ไฟล์ > ใหม่ ภายใต้ ใหม่ ให้คลิกที่ เวิร์กบุ๊กเปล่า คลิกตรงเซลล์ที่ว่าง ตัวอย่างเช่น เซลล์ A1 บนเวิร์กชีตใหม่ เซลล์ถูกอ้างอิงโดยตำแหน่งที่ตั้งของเซลล์ในแถวและคอลัมน์บนเวิร์กชีต ดังนั้นเซลล์ A1 จะอยู่ในแถวแรกของคอลัมน์ A พิมพ์ข้อความหรือตัวเลขลงในเซลล์ กด Enter หรือ Tab เพื่อย้ายไปยังเซลล์ถัดไป เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใส่ข้อมูลด้วยตัวเองลงในเซลล์ของเวิร์กชีต 6.4 การคำนวณและการใช้สูตรฟังก์ชัน Excel ทำสิ่งเหล่านี้โดยใช้สูตรในเซลล์ สูตรจะดำเนินการการคำนวณหรือการดำเนินการอื่นๆ บนข้อมูลในเวิร์กชีตของคุณ สูตรจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ ซึ่งอาจตามด้วยตัวเลข ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (เช่น เครื่องหมาย + หรือ - สำหรับการบวกหรือการลบ) และ ฟังก์ชัน Excel ที่มีอยู่ภายใน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของสูตร ตัวอย่างเช่น สูตรต่อไปนี้จะคูณ 2 ด้วย 3 แล้วจึงบวก 5 เข้ากับผลลัพธ์ที่ได้ก็จะได้คำตอบเท่ากับ 11 =2*3+5 ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างเพิ่มเติมบางตัวอย่างที่คุณสามารถใส่ลงในเวิร์กชีตได้ =A1+A2+A3    บวกค่าในเซลล์ A1, A2 และ A3 =SUM(A1:A10)    ใช้ ฟังก์ชัน SUM เพื่อคืนค่าผลรวมของค่าใน A1 ถึง A10 =TODAY()    จะคืนค่าวันที่ปัจจุบัน =UPPER(”hello”)    แปลงข้อความ “hello” เป็น “HELLO” แปลงข้อความ “hello” เป็น “HELLO” โดยใช้ฟังก์ชัน UPPER =IF(A1>0)    ใช้ ฟังก์ชัน IF เพื่อทดสอบเซลล์ A1 เพื่อตรวจสอบว่าเซลล์มีค่าที่มากกว่า 0

ที่มา: https://sites.google.com/site/jirapankantamoon/3-5-tawxyang-websit-thi-hi-brikar-subkhn-khxmul-thang-khxng-thiy-laea-khxng-tang-prathes