หน่วยที่ 5 การจัดเอกสารและการนำเอกสารมาใช้งาน

5.1 การจัดเรียงลำดับข้อมูลในตารางเอกสาร

เลือกคอลัมน์ของข้อมูลตัวอักษรและตัวเลขในช่วงของเซลล์ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่อยู่ในคอลัมน์ตารางที่มีข้อมูลตัวอักษรและตัวเลข บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ เมื่อต้องการเรียงลำดับตัวอักษรจากน้อยไปหามาก ให้คลิก  (เรียงลำดับจาก A ถึง Z) เมื่อต้องการเรียงลำดับตัวอักษรจากมากไปหาน้อย ให้คลิก  เรียงลำดับจาก Z ถึง A อีกทางเลือกหนึ่งคือ คุณสามารถเรียงลำดับตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก: บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก เรียงลำดับ ในกล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ ให้คลิก ตัวเลือก กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการเรียงลำดับ จะปรากฏขึ้น ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการเรียงลำดับ ให้เลือก ตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก คลิก ตกลง สองครั้ง เมื่อต้องการนำการเรียงลำดับมาใช้ใหม่หลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง จากนั้น บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ให้คลิก นำไปใช้ใหม่ ปัญหา: ตรวจสอบว่าข้อมูลทั้งหมดถูกเก็บเป็นข้อความ    ถ้าคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับมีตัวเลขที่เก็บเป็นตัวเลข และตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความ คุณจำเป็นต้องจัดรูปแบบทั้งหมดเป็นข้อความ ถ้าคุณไม่นำรูปแบบนี้ไปใช้ ตัวเลขที่จัดเก็บเป็นตัวเลขจะถูกเรียงลำดับก่อนตัวเลขที่จัดเก็บเป็นข้อความ เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อมูลที่เลือกไว้ทั้งหมดเป็นข้อความ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้คลิกปุ่ม ฟอนต์ในการจัดรูปแบบเซลล์ คลิกแท็บ ตัวเลข แล้วภายใต้ ประเภท ให้คลิก ข้อความ ปัญหา: นำช่องว่างนำหน้าออก    ในบางกรณี ข้อมูลที่นำเข้าจากโปรแกรมประยุกต์อื่นอาจมีช่องว่างนำหน้าแทรกอยู่ที่ด้านหน้าของข้อมูล ให้เอาช่องว่างนำหน้าออกก่อนที่จะเรียงลำดับข้อมูล คุณสามารถดำเนินการนี้ด้วยตนเอง หรือคุณจะใช้ฟังก์ชัน TRIM ก็ได้ เรียงลำดับตัวเลข เลือกคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขในช่วงของเซลล์ หรือให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่อยู่ในคอลัมน์ตารางที่มีข้อมูลตัวเลข บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ เมื่อต้องการเรียงลำดับตัวเลขจากน้อยไปหามาก ให้คลิก  (เรียงลำดับจากน้อยที่สุดไปหามากที่สุด) เมื่อต้องการเรียงลำดับตัวเลขจากมากไปหาน้อย ให้คลิก  (เรียงลำดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด) ปัญหา: ตรวจสอบว่ามีการจัดเก็บตัวเลขทั้งหมดเป็นตัวเลข    ถ้าผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดไว้ คอลัมน์อาจมีตัวเลขที่จัดเก็บเป็นข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น ค่าลบที่นำเข้าจากระบบบัญชีบางอย่างหรือตัวเลขที่ป้อนโดยใช้เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (‘) นำหน้าจะได้รับการจัดเก็บเป็นข้อความ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แก้ไขข้อความที่จัดรูปแบบเป็นตัวเลขโดยการนำการจัดรูปแบบตัวเลขไปใช้ เรียงลำดับวันที่หรือเวลา เลือกคอลัมน์ของวันที่หรือเวลาในช่วงของเซลล์ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่อยู่ในคอลัมน์ตารางที่มีวันที่หรือเวลา เลือกคอลัมน์ของวันที่หรือเวลาในช่วงของเซลล์หรือตาราง บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ เมื่อต้องการเรียงลำดับวันที่หรือเวลาจากก่อนไปหลัง ให้คลิก  (เรียงลำดับจากเก่าสุดไปหาใหม่สุด) เมื่อต้องการเรียงลำดับวันที่หรือเวลาจากหลังไปก่อน ให้คลิก  (เรียงลำดับจากใหม่สุดไปหาเก่าสุด) เมื่อต้องการนำการเรียงลำดับมาใช้ใหม่หลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง จากนั้น บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ให้คลิก นำไปใช้ใหม่ ปัญหา: ตรวจสอบว่ามีการจัดเก็บวันที่และเวลาเป็นวันที่หรือเวลา    ถ้าผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดไว้ คอลัมน์อาจมีวันที่และเวลาที่จัดเก็บเป็นข้อความแทนที่จะเป็นวันที่หรือเวลา เพื่อให้ Excel เรียงลำดับวันที่และเวลาได้อย่างถูกต้อง วันที่และเวลาทั้งหมดในคอลัมน์ต้องจัดเก็บเป็นหมายเลขลำดับเวลาหรือวันที่ ถ้า Excel ไม่สามารถจำค่าเป็นวันที่หรือเวลา วันที่หรือเวลาจะได้รับการจัดเก็บเป็นข้อความ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แปลงวันที่ที่เก็บเป็นข้อความให้เป็นวันที่ หมายเหตุ:  ถ้าคุณต้องการให้เรียงลำดับตามวันในสัปดาห์ ให้จัดรูปแบบเซลล์ให้แสดงวันในสัปดาห์ ถ้าคุณต้องการเรียงลำดับตามวันในสัปดาห์โดยไม่คำนึงถึงวันที่ ให้แปลงเซลล์เป็นข้อความโดยใช้ฟังก์ชัน Text อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชัน TEXT จะส่งกลับค่าข้อความ และดังนั้นการเรียงลำดับจะเป็นไปตามข้อมูลที่เป็นตัวเลขและตัวอักษร สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แสดงวันที่เป็นวันในสัปดาห์ เรียงลำดับตามสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอน ถ้าคุณจัดรูปแบบช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ตารางด้วยตนเองหรือตามเงื่อนไข ตามสีของเซลล์ หรือสีแบบอักษร คุณสามารถเรียงลำดับตามสีเหล่านี้ได้ด้วย และคุณยังสามารถเรียงลำดับตามชุดไอคอนที่คุณสร้างโดยการนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ เลือกคอลัมน์ของข้อมูลในช่วงของเซลล์ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่นั้นอยู่ในคอลัมน์ตาราง บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก เรียงลำดับ กล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ จะปรากฎขึ้น ภายใต้ คอลัมน์ ในกล่อง เรียงลำดับตาม ให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ภายใต้ เรียงลำดับ ให้เลือกชนิดการเรียงลำดับ แล้วให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ เมื่อต้องการเรียงลำดับตามสีของเซลล์ ให้เลือก สีของเซลล์ เมื่อต้องการเรียงลำดับตามสีแบบอักษร ให้เลือก สีแบบอักษร เมื่อต้องการเรียงลำดับตามชุดไอคอน ให้เลือก ไอคอนของเซลล์ ภายใต้ ลำดับ ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม แล้วเลือกสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอนของเซลล์ โดยขึ้นกับชนิดของรูปแบบ ภายใต้ ลำดับ ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการเรียงลำดับ แล้วให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ เมื่อต้องการย้ายสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอนที่ด้านบนหรือด้านซ้าย ให้เลือก ด้านบน สำหรับการเรียงลำดับคอลัมน์ และ ด้านซ้าย สำหรับการเรียงลำดับแถว เมื่อต้องการย้ายสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอนไปยังด้านล่างหรือด้านขวา ให้เลือก ด้านล่าง สำหรับการเรียงลำดับคอลัมน์ และ ด้านขวา สำหรับการเรียงลำดับแถว หมายเหตุ: ไม่มีค่าเริ่มต้นของสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือการเรียงลำดับไอคอน คุณต้องกำหนดลำดับที่คุณต้องการสำหรับแต่ละการเรียงลำดับ เมื่อต้องการระบุสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอนในการเรียงลำดับตาม ให้คลิก เพิ่มระดับ แล้วทำซ้ำตั้งแต่ขั้นตอน 3 ถึง 5 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกคอลัมน์เดียวกันในกล่อง แล้วตามด้วย และคุณเลือกส่วนเดียวกันใน ลำดับ ทำซ้ำไปเรื่อยๆ กับแต่ละสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอนเพิ่มเติมที่คุณต้องการให้รวมในการเรียงลำดับ เมื่อต้องการนำการเรียงลำดับมาใช้ใหม่หลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง จากนั้น บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ให้คลิก นำไปใช้ใหม่ เรียงลำดับตามรายการที่กำหนดเอง คุณสามารถใช้รายการแบบกำหนดเองเพื่อเรียงลำดับตามลำดับที่ผู้ใช้กำหนดเองได้ ตัวอย่างเช่น คอลัมน์หนึ่งอาจมีค่าที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม เช่น สูง กลาง หรือต่ำ คุณสามารถเรียงลำดับเพื่อให้แถวที่มี สูง ปรากฏขึ้นก่อน ตามด้วย กลาง แล้วตามด้วย ต่ำ ได้อย่างไร ถ้าคุณกำลังเรียงลำดับตามตัวอักษร การเรียงลำดับ “ก ถึง ฮ” จะวาง กลาง ไว้ที่ด้านบน ตามด้วย ต่ำ และจากนั้นจึงจะเป็น สูง และถ้าคุณเรียงลำดับจาก “ฮ ไป ก” สูง จะปรากฏขึ้นก่อน โดย ต่ำ จะอยู่ตรงกลาง แต่คุณต้องการให้ "กลาง" ปรากฏขึ้นตรงกลางเสมอไม่ว่าจะเรียงลำดับทางใด การสร้างรายการแบบกำหนดเองจะช่วยคุณแก้ปัญหานี้ได้ นอกเหนือจากรายการแบบกำหนดเองแล้ว Excel ยังมีรายการแบบกำหนดเองที่มีอยู่แล้วภายใน รายการแบบกำหนดเองของวันในสัปดาห์ และรายการแบบกำหนดเองของเดือนในปีอีกด้วย อีกทางหนึ่งคือ สร้างรายการแบบกำหนดเอง ในช่วงของเซลล์ ให้ป้อนค่าที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม ในลำดับที่คุณต้องการให้เป็น จากบนลงล่าง ตัวอย่างเช่น A 1 สูง 2 ปานกลาง 3 ต่ำ เลือกช่วงที่คุณเพิ่งใส่ จากตัวอย่างก่อนหน้าคือ ให้เลือกเซลล์ A1:A3 คลิกที่แท็บ แฟ้ม คลิก ตัวเลือก แล้วคลิกประเภท ขั้นสูง ภายใต้ ทั่วไป ให้คลิก แก้ไขรายการแบบกำหนดเอง ในกล่องโต้ตอบ รายการที่กำหนดเอง ให้คลิก นำเข้า แล้วคลิก ตกลง สองครั้ง หมายเหตุ:  คุณสามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองตามค่า (ข้อความ ตัวเลข และวันที่หรือเวลา) เท่านั้น คุณไม่สามารถสร้างรายการที่กำหนดเองตามรูปแบบ (สีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอน) ความยาวสูงสุดสำหรับรายการแบบกำหนดเองคือ 255 อักขระ และอักขระแรกต้องเริ่มต้นด้วยตัวเลข เลือกคอลัมน์ของข้อมูลในช่วงของเซลล์ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่นั้นอยู่ในคอลัมน์ตาราง บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก เรียงลำดับ กล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ จะปรากฎขึ้น ภายใต้ คอลัมน์ ใน เรียงลำดับตาม หรือกล่อง แล้วตามด้วย ให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับตามรายการที่กำหนดเอง ภายใต้ ลำดับ ให้เลือก รายการที่กำหนดเอง ในกล่องโต้ตอบ รายการที่กำหนดเอง ให้เลือกรายการที่คุณต้องการ การใช้รายการที่กำหนดเองที่คุณสร้างในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ให้คลิก สูง กลาง ต่ำ คลิก ตกลง เมื่อต้องการนำการเรียงลำดับมาใช้ใหม่หลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง จากนั้น บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ให้คลิก นำไปใช้ใหม่ ด้านบนของหน้า เรียงลำดับแถว เลือกแถวของข้อมูลในช่วงของเซลล์ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่อยู่ในคอลัมน์ตาราง บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก เรียงลำดับ กล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ จะปรากฎขึ้น คลิก ตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกการเรียงลำดับ ภายใต้ การวางแนว ให้คลิก เรียงลำดับจากซ้ายไปขวา แล้วคลิก ตกลง ภายใต้ คอลัมน์ ในกล่อง เรียงลำดับตาม ให้เลือกแถวที่คุณต้องการเรียงลำดับ เมื่อต้องการเรียงลำดับตามค่า ให้ทำดังนี้ สำหรับค่าข้อความ ให้เลือก ก ถึง ฮ หรือ ฮ ถึง ก สำหรับค่าตัวเลข ให้เลือก เรียงลำดับจากน้อยที่สุดไปหามากที่สุด หรือ มากที่สุดไปหาน้อยที่สุด สำหรับค่าวันที่หรือเวลา ให้เลือก เก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุด หรือ ใหม่ที่สุดไปหาเก่าที่สุด เรียงลำดับตามสีของเซลล์ สีฟอนต์ หรือไอคอนของเซลล์ ให้ทำดังนี้ ภายใต้ เรียงลำดับ ให้เลือก ค่า ภายใต้ ลำดับ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ภายใต้ เรียงลำดับ ให้เลือก สีของเซลล์สีแบบอักษร หรือ ไอคอนของเซลล์ คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม แล้วเลือกสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอนของเซลล์ ภายใต้ ลำดับ ให้เลือก ด้านซ้าย หรือ ด้านขวา เมื่อต้องการนำการเรียงลำดับมาใช้ใหม่หลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง จากนั้น บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ให้คลิก นำไปใช้ใหม่ หมายเหตุ: เมื่อคุณเรียงลำดับแถวที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงร่างแผ่นงาน Excel เรียงลำดับกลุ่มระดับสูงสุด (ระดับ 1) เพื่อให้แถวหรือคอลัมน์รายละเอียดจะอยู่ด้วยกัน แม้ว่าแถวหรือคอลัมน์รายละเอียดจะถูกซ่อนอยู่ก็ตาม เรียงลำดับตามคอลัมน์หรือแถวมากกว่าหนึ่งคอลัมน์หรือหนึ่งแถว คุณอาจต้องการเรียงลำดับตามคอลัมน์หรือแถวมากกว่าหนึ่งคอลัมน์หรือหนึ่งแถว เมื่อคุณมีข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่มตามค่าเดียวกันในนึ่งคอลัมน์หรือแถว แล้วเรียงอีกลำดับคอลัมน์หรือแถวภายในกลุ่มของค่าเดียวกันนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์แผนก และคอลัมน์พนักงาน คุณอาจเรียงลำดับตามแผนกก่อน (เพื่อจัดกลุ่มพนักงานทั้งหมดในแผนกเดียวกันไว้ด้วยกัน) แล้วเรียงลำดับตามชื่อ (เพื่อวางชื่อตามลำดับตัวอักษรภายในแต่ละแผนก) คุณสามารถเรียงลำดับตามคอลัมน์หรือแถวได้ถึง 64 คอลัมน์ หมายเหตุ: เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ช่วงของเซลล์ที่คุณเรียงลำดับควรมีส่วนหัวของคอลัมน์ด้วย เลือกช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลอย่างน้อยสองคอลัมน์ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่อยู่ในตารางที่มีอย่างน้อยสองคอลัมน์ บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก เรียงลำดับ กล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ จะปรากฎขึ้น ภายใต้ คอลัมน์ ในกล่อง เรียงลำดับตาม ให้เลือกคอลัมน์แรกที่คุณต้องการเรียงลำดับ ภายใต้ เรียงลำดับ ให้เลือกชนิดการเรียงลำดับ แล้วให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ เมื่อต้องการเรียงลำดับตามข้อความ ตัวเลข หรือวันที่และเวลา ให้เลือก ค่า เมื่อต้องการเรียงลำดับตามรูปแบบ ให้เลือก สีของเซลล์สีแบบอักษร หรือ ไอคอนของเซลล์ ภายใต้ ลำดับ ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการเรียงลำดับ แล้วให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ สำหรับค่าข้อความ ให้เลือก ก ถึง ฮ หรือ ฮ ถึง ก สำหรับค่าตัวเลข ให้เลือก เรียงลำดับจากน้อยที่สุดไปหามากที่สุด หรือ มากที่สุดไปหาน้อยที่สุด สำหรับค่าวันที่หรือเวลา ให้เลือก เก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุด หรือ ใหม่ที่สุดไปหาเก่าที่สุด เมื่อต้องการเรียงลำดับตามรายการแบบกำหนดเอง ให้เลือก รายการที่กำหนดเอง เมื่อต้องการเพิ่มอีกคอลัมน์ในการเรียงลำดับ ให้คลิก เพิ่มระดับ แล้วทำซ้ำตั้งแต่ขั้นตอน 3 ถึง 5 เมื่อต้องการคัดลอกคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับตาม ให้เลือกรายการ แล้วคลิก คัดลอกระดับ เมื่อต้องการลบคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับตาม ให้เลือกรายการ แล้วคลิก ลบระดับ หมายเหตุ: คุณต้องเก็บรายการอย่างน้อยหนึ่งรายการ เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับที่คอลัมน์ถูกเรียงลำดับอยู่ ให้เลือกรายการใดรายการหนึ่ง แล้วคลิกลูกศร ขึ้น หรือ ลง เพื่อเปลี่ยนลำดับของรายการนั้น รายการที่อยู่สูงกว่าในรายการจะถูกเรียงลำดับก่อนรายการที่อยู่ต่ำกว่าในรายการ เมื่อต้องการนำการเรียงลำดับมาใช้ใหม่หลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง จากนั้น บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ให้คลิก นำไปใช้ใหม่ เรียงลำดับตามค่าเพียงบางส่วนในคอลัมน์ เมื่อต้องการเรียงลำดับตามส่วนหนึ่งของค่าในคอลัมน์หนึ่ง เช่น รหัสหมายเลขอะไหล่ (789-WDG-34), นามสกุล (Carol Philips) หรือชื่อ (Philips, Carol) ขั้นแรกคุณจะต้องแยกคอลัมน์ออกเป็นอย่างน้อยสองคอลัมน์ เพื่อให้ค่าที่คุณต้องการเรียงลำดับอยู่ในคอลัมน์ของตัวเอง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันข้อความต่างๆ เพื่อแยกส่วนของเซลล์ หรือคุณจะใช้ตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ก็ได้ สำหรับตัวอย่างและข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แยกข้อความลงในเซลล์ต่างๆ และ แยกข้อความลงในคอลัมน์โดยใช้ฟังก์ชัน เรียงลำดับคอลัมน์หนึ่งคอลัมน์ในช่วงของเซลล์โดยไม่มีผลกระทบต่อเซลล์อื่น คำเตือน: ให้ระมัดระวังขณะใช้คุณลักษณะนี้ การเรียงลำดับคอลัมน์หนึ่งคอลัมน์ในช่วงอาจให้ผลลัพธ์ที่คุณไม่ต้องการ เช่นการย้ายเซลล์ในคอลัมน์นั้นไปจากเซลล์อื่นในแถวเดียวกัน หมายเหตุ: คุณไม่สามารถทำขั้นตอนต่อไปนี้ในตารางได้ เลือกคอลัมน์ในช่วงของเซลล์ที่มีคอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิก เรียงลำดับ & กรอง แล้วคลิกคำสั่งการเรียงลำดับคำสั่งใดคำสั่งหนึ่งที่มีอยู่ กล่องข้อความ คำเตือนการเรียงลำดับ จะปรากฎขึ้น ให้เลือก ทำต่อไปกับสิ่งที่เลือกปัจจุบัน คลิก เรียงลำดับ เลือกตัวเลือกการเรียงลำดับอื่นๆ ที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ แล้วคลิก ตกลง ถ้าผลลัพธ์ไม่ได้ตามที่คุณต้องการ ให้คลิก เลิกทำ  ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาทั่วไปในการเรียงลำดับ ถ้าคุณได้ผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดเมื่อเรียงลำดับข้อมูลของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้ ตรวจสอบเพื่อดูว่าค่าที่ส่งกลับจากสูตรเปลี่ยนแปลงหรือไม่    ถ้าข้อมูลที่คุณเรียงลำดับมีสูตรมากกว่าหนึ่งสูตร ค่าที่ส่งกลับจากสูตรเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงเมื่อแผ่นงานถูกคำนวณใหม่ ในกรณีนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้นำการเรียงลำดับไปใช้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นปัจจุบัน ยกเลิกการซ่อนแถวและคอลัมน์ก่อนที่คุณจะเรียงลำดับ    คอลัมน์ที่ซ่อนจะไม่ถูกย้ายเมื่อคุณเรียงลำดับคอลัมน์ และแถวที่ซ่อนจะไม่ถูกย้ายเมื่อคุณเรียงลำดับแถว ก่อนคุณเรียงลำดับข้อมูล เป็นความคิดที่ดีที่จะยกเลิกการซ่อนคอลัมน์และแถวที่ซ่อนอยู่ ตรวจสอบการตั้งค่าประจำท้องที่    ลำดับการจัดเรียงจะแตกต่างกันไปตามการตั้งค่าตำแหน่งกระทำการ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการตั้งค่าตำแหน่งกระทำการที่เหมาะสมใน การตั้งค่าภูมิภาค หรือ ตัวเลือกภูมิภาคและภาษา ใน แผงควบคุม ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนการตั้งค่าตำแหน่งกระทำการ ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ของ Windows ป้อนส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวเดียวเท่านั้น    ถ้าคุณต้องการป้ายชื่อที่มีหลายบรรทัด ให้ตัดข้อความภายในเซลล์ เปิดหรือปิดแถวหัวเรื่อง    โดยปกติจะเป็นการดีที่สุดที่จะมีแถวหัวเรื่องเมื่อคุณเรียงลำดับคอลัมน์เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจความหมายของข้อมูล ตามค่าเริ่มต้น ค่าในหัวเรื่องไม่ได้รวมอยู่ในการเรียงลำดับ ในบางโอกาสคุณอาจจำเป็นต้องเปิดหรือปิดหัวเรื่อง เพื่อให้ค่าในหัวเรื่องจะอยู่หรือไม่อยู่ในการเรียงลำดับ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ เมื่อต้องการคัดแถวข้อมูลแถวแรกออกจากการเรียงลำดับ เนื่องจากเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิก เรียงลำดับ & กรอง ให้คลิก เรียงลำดับแบบกำหนดเอง แล้วเลือก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เมื่อต้องการรวมแถวข้อมูลแถวแรกในการเรียงลำดับเนื่องด้วยไม่ใช่ส่วนหัวของคอลัมน์ ในแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิก เรียงลำดับ & กรอง คลิก เรียงลำดับแบบกำหนดเอง แล้วลบ ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว

5.2 การแทรกเลข หัว/ท้ายกระดาษ

เพิ่มหมายเลขหน้า ใช้วิธีการนี้เพื่อใส่หมายเลขหน้าทุกหน้าหรือยกเว้นหน้าชื่อเรื่อง (หน้าแรก) บนแท็บ แทรก ให้คลิก หมายเลขหน้า เลือกตำแหน่งในเอกสารที่คุณต้องการแสดงหมายเลขหน้า เช่น ด้านบนของหน้า (หัวกระดาษ) ด้านล่างของหน้า (ท้ายกระดาษ) ระยะขอบกระดาษ (ด้านข้าง) หรือ ตำแหน่งปัจจุบัน การเลือก ตำแหน่งปัจจุบัน จะแทรกหมายเลขหน้าในตำแหน่งที่เคอร์เซอร์ของคุณวางอยู่ในเอกสาร ในรายการแบบหล่นลง ให้เลือกรูปแบบหมายเลขหน้า เมื่อต้องการกลับไปที่เนื้อความของเอกสาร ให้กด Esc หรือคลิก ปิดหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ เมื่อต้องการยกเว้นการใส่หมายเลขหน้าในหน้าชื่อเรื่อง ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้ตรวจสอบว่าเลือกกล่องกาเครื่องหมาย หน้าแรกต่างกัน แล้ว เพิ่มหมายเลขหน้า X จาก Y เช่น หน้า 1 จาก 25) แสดงหมายเลขหน้าปัจจุบันพร้อมจำนวนหน้าทั้งหมดในเอกสารของคุณ บนแท็บ แทรก ให้คลิก หมายเลขหน้า เลือกตำแหน่งในเอกสารที่คุณต้องการแสดงหมายเลขหน้า เช่น ด้านบนของเพจ (หัวกระดาษ) ด้านล่างของหน้า (ท้ายกระดาษ) หรือ ตำแหน่งปัจจุบัน การเลือก ตำแหน่งปัจจุบัน จะแทรกหมายเลขหน้าในตำแหน่งที่เคอร์เซอร์ของคุณวางอยู่ในเอกสาร ในรายการแบบหล่นลง ภายใต้ X จาก Y ให้เลือก ตัวเลขแบบตัวหนา 1ตัวเลขแบบตัวหนา 2 หรือ ตัวเลขแบบตัวหนา 3 เมื่อต้องการเปลี่ยนสไตล์ลำดับเลข ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก หมายเลขหน้า และ จัดรูปแบบหมายเลขหน้า ในรายการ รูปแบบหมายเลขหน้า ให้เลือกสไตล์ที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง เพิ่มหมายเลขหน้าคี่และคู่ ใช้วิธีการนี้เพื่อวางหมายเลขหน้าคี่ทางขวาของท้ายกระดาษของหน้า และวางหมายเลขคู่ไว้ทางซ้ายของท้ายกระดาษของหน้า คลิกหน้าหมายเลขคี่ เช่น หน้าแรกของเอกสารที่คุณต้องการให้มีหมายเลขหน้า บนแท็บ แทรกให้คลิก ท้ายกระดาษ ในรูปแบบ ที่มีอยู่แล้วภายใน ให้เลือก แบบเรียบ (หน้าคี่) ภายใต้แท็บ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หน้าคี่และหน้าคู่ต่างกัน เมื่อต้องการยกเว้นการใส่หมายเลขหน้าในหน้าชื่อเรื่อง ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้ตรวจสอบว่าเลือกกล่องกาเครื่องหมาย หน้าแรกต่างกัน แล้ว ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก ถัดไป เพื่อขยับเคอร์เซอร์ไปยังท้ายกระดาษของหน้าหมายเลขคู่ ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก ท้ายกระดาษ ในรูปแบบ ที่มีอยู่แล้วภายใน ให้เลือก แบบเรียบ (หน้าคู่) เพิ่มหมายเลขหน้าในส่วนต่างๆ ของเอกสาร บางครั้งเอกสารขนาดใหญ่จำเป็นต้องใช้รูปแบบหมายเลขหน้าในแต่ละส่วนให้แตกต่างกัน คุณอาจไม่ต้องการหมายเลขหน้าในหน้าชื่อเรื่อง (หน้าแรก) คุณอาจใช้ตัวเลขโรมัน (i., ii., iii) ในหน้าสารบัญ และใช้ตัวเลขอารบิก (1, 2, 3) ในเอกสารหลัก ใช้วิธีการนี้เพื่อตั้งค่ารูปแบบการใส่หมายเลขหน้าในเอกสารให้แตกต่างกัน ลองดู วิดีโอนี้ เมื่อต้องการแสดงสัญลักษณ์อักขระทั้งหมดที่ซ่อนอยู่ในเอกสารของคุณ บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิกสัญลักษณ์อักขระที่ซ่อนอยู่  วิธีนี้จะช่วยให้คุณมองเห็นตัวแบ่งส่วนที่คุณจะเพิ่มเข้าไป เลื่อนลงไปด้านล่างของหน้าชื่อเรื่องหรือหน้าแรก บนแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิก ตัวแบ่ง และภายใต้ ตัวแบ่งส่วน ให้คลิก หน้าถัดไป หน้าชื่อเรื่องคือ ส่วนที่ 1 และหน้าที่เหลือในเอกสารคือ ส่วนที่ 2 เลื่อนลงไปด้านล่างของหน้าแรกของ ส่วนที่ 2 (สารบัญ) แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเปิดท้ายกระดาษ คุณจะเห็นลิงก์ เหมือนกับก่อนหน้า ที่คุณต้องการยกเลิกการลิงก์ ขณะวางเคอร์เซอร์ไว้ที่ท้ายกระดาษ ให้คลิก ลิงก์ไปก่อนหน้า ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ วิธีนี้จะแบ่งการลิงก์ระหว่าง ส่วนที่ 1 (หน้าชื่อเรื่อง) กับ ส่วนที่ 2 (สารบัญ) เลื่อนลงไปด้านล่างของหน้าสุดท้ายของ ส่วนที่ 2 (สารบัญ) บนแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิก ตัวแบ่ง และภายใต้ ตัวแบ่งส่วน ให้คลิก หน้าถัดไป ขณะวางเคอร์เซอร์ไว้ที่ท้ายกระดาษ ให้คลิก ลิงก์ไปก่อนหน้า ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ วิธีนี้จะแบ่งการลิงก์ระหว่าง ส่วนที่ 2 (สารบัญ) กับ ส่วนที่ 3 (หน้าที่เหลือในเอกสาร) คลิกที่ใดก็ได้ในสารบัญ และบนแท็บ แทรก ให้คลิก หมายเลขหน้า แล้วคลิก ด้านล่างของหน้า จากนั้นในรายการแบบหล่นลงให้เลือก ตัวเลขธรรมดา 2 ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก หมายเลขหน้า และ จัดรูปแบบหมายเลขหน้า ในรายการ รูปแบบหมายเลขหน้า ให้เลือกรูปแบบตัวเลขโรมันแล้วคลิก ตกลง เลื่อนลงไปที่ท้ายกระดาษของหน้าแรกของ ส่วนที่ 3 (ส่วนที่เหลือของเอกสาร) บนแท็บ แทรก ให้คลิก หมายเลขหน้า แล้วคลิก ด้านล่างของหน้า จากนั้นในรายการแบบหล่นลงให้เลือก ตัวเลขธรรมดา 2 หมายเหตุ: ถ้าหมายเลขหน้าที่ปรากฏเป็นหมายเลขอื่นที่ไม่ใช่ '1' ให้เปลี่ยนหมายเลขด้วยวิธีต่อไปนี้: ภายใต้ เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก หมายเลขหน้า และ จัดรูปแบบหมายเลขหน้า ภายใต้ การใส่หมายเลขหน้า ในกล่อง เริ่มที่ ให้ป้อนหมายเลข 1 แล้วคลิก ตกลง หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

5.3 การสร้างจดหมายเวียนและซองจอดหมาย

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มจดหมายเวียน ในWord เลือกไฟล์ >ใหม่ >เอกสารเปล่า บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน เลือกเริ่มจดหมายเวียน นั้นแล้ว เลือกชนิดของการผสานที่คุณต้องการเรียกใช้ เลือกเลือกผู้รับ >ใช้รายการที่มีอยู่ เรียกดูสเปรดชีตของคุณExcel นั้นแล้ว เลือกเปิด ถ้าWord พร้อมท์ให้คุณ เลือกSheet1$ >ตกลง หมายเหตุ: ตอนนี้ สเปรดชีExcel ถูกเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนที่คุณสร้างในWord แก้ไขรายชื่อผู้รับของคุณ คุณสามารถจำกัดผู้รับจดหมายของคุณ เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากชื่อของบุคคลใด ๆ ที่คุณไม่ต้องการรับส่งจดหมายของคุณ หมายเหตุ: คุณยังสามารถเรียงลำดับ หรือกรองรายการเพื่อทำให้ง่ายต่อการค้นหาชื่อและที่อยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียงลำดับ และกรองรายการ ดูเรียงลำดับและกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 2: แทรกเขตข้อมูลผสาน คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนอย่าง น้อยหนึ่งที่ดึงข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารของคุณ เมื่อต้องการแทรกบล็อกอยู่สำหรับซอง ป้ายชื่อ ข้อความอีเมล หรือตัวอักษร บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก บล็อกที่อยู่ ในกล่องโต้ตอบแทรกช่องที่อยู่ เลือกรูปแบบสำหรับชื่อของผู้รับจะปรากฏบนซองจดหมาย เลือก ตกลง เลือก ไฟล์ > บันทึก เมื่อต้องการแทรกบรรทัดแสดงคำทักทายในข้อความอีเมลหรือตัวอักษร บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกบรรทัดแสดงคำทักทาย ในกล่องโต้ตอบแทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย ทำสิ่งต่อไปนี้: ภายใต้รูปแบบบรรทัดแสดงคำทักทาย เปลี่ยนคำทักทายถ้าจำเป็น ด้วยการเลือกคำทักทาย (ค่าเริ่มต้นคือเรียน ) รูปแบบสำหรับชื่อผู้รับ และเครื่องหมายวรรคตอนสิ้นสุด (เครื่องหมายจุลภาคเป็นค่าเริ่มต้น) และ ภายใต้บรรทัดสำหรับชื่อผู้รับที่ไม่ถูกต้องแสดงคำทักทาย เลือกตัวเลือกในรายการคำขึ้นต้น เลือก ตกลง เลือก ไฟล์ > บันทึก เมื่อต้องการแทรกข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณในข้อความอีเมลหรือตัวอักษร บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกแทรกเขตข้อมูลผสาน ในกล่องโต้ตอบแทรกเขตข้อมูลผสาน ภายใต้เขตข้อมูล เลือกชื่อเขตข้อมูล (ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณ), แล้ว เลือกแทรก ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 ตามต้อง และเลือกปิด เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว เลือก ไฟล์ > บันทึก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มเขตข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารเวียน ดูที่แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน และถ้าคุณสนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการตั้งค่าข้อความอีเมล ดูจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ใน Word ขั้นตอนที่ 3: แสดงตัวอย่าง และเสร็จสิ้นการจดหมายเวียน หลังจากที่คุณแทรกเขตข้อมูลผสานคุณต้อง แสดงตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อยืนยันว่า เนื้อหาที่ไม่เป็นไร แล้ว คุณก็พร้อมที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์กระบวนการผสาน บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เลือกถัดไป  หรือปุ่มการระเบียน  ก่อนหน้า เพื่อย้ายไปตามระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณ และดูว่าระเบียนจะปรากฏในเอกสาร ในกลุ่มเสร็จสิ้น เลือกเสร็จสิ้น และผสาน และเลือกพิมพ์เอกสาร หรือส่งข้อความอีเมล ขั้นตอนที่ 4: บันทึกจดหมายเวียนของคุณ เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน ยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถนำเอกสารจดหมายเวียนเพื่อส่งจดหมายเป็นกลุ่มของคุณถัดไป เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือกใช่ เมื่อWord พร้อมท์ให้คุณสามารถเก็บการเชื่อมต่อ

5.4 การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์

คุณสามารถดูลักษณะเอกสารที่จะพิมพ์ ตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์ รวมทั้งพิมพ์ไฟล์ของคุณได้ทั้งหมดในที่เดียว คลิกแท็บ ไฟล์ และคลิก พิมพ์ ทำดังต่อไปนี้ ภายใต้ พิมพ์ ในกล่อง สำเนา ให้ใส่จำนวนสำเนาที่คุณต้องการพิมพ์ ภายใต้ เครื่องพิมพ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการแล้ว ภายใต้ การตั้งค่า การตั้งค่าการพิมพ์เริ่มต้นสำหรับเครื่องพิมพ์ถูกเลือกไว้ให้คุณแล้ว ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ให้คลิกการตั้งค่าที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วเลือกการตั้งค่าใหม่ที่คุณต้องการ เมื่อปรับเปลี่ยนการตั้งค่าจนพอใจแล้ว ให้คลิก พิมพ์

ที่มา: https://sites.google.com/site/jirapankantamoon/3-5-tawxyang-websit-thi-hi-brikar-subkhn-khxmul-thang-khxng-thiy-laea-khxng-tang-prathes